Momenteel zijn er bij ROC Midden Nederland veel verschillende Excel bestanden in omloop die gebruikt worden om (handmatig) informatie over de voortgang van de student samen te brengen om overzicht te creëren. Vanuit dit gegeven is gestart om – stap voor stap – dit vraagstuk op te pakken en hier vorm aan te geven.

Wat is het eigenlijk?

Het voortgangsoverzicht is een overzicht voor de studentcoaches om snel en eenvoudig een beknopt en actueel overzicht te krijgen van diens studenten. Het kan helpen om snel een beeld te krijgen van hoe de studenten er momenteel voor staan zonder daarvoor de informatie, die verspreid wordt vastgelegd, zelf op te zoeken en bij te houden in Excel bestanden of andere zelfgemaakte overzichten. Voor meer verdieping kan uiteraard nog steeds het bronsysteem worden geraadpleegd.

In de eerste versie die EduViewz en ROC Midden Nederland hebben gerealiseerd zien studentcoaches van hun studenten de aanwezigheid, de examenstructuur met cijfers en de BPV uren van het huidige stage bedrijf.

Enkele kenmerken

• Studentcoaches zien alleen de studenten met een actieve verbintenis waar ze op dat moment studentcoach van zijn.
• Het is een ‘kijk-venster’, we tonen gegevens uit EduArte (en later itslearning) op één ‘A4’tje’.
• We tonen alleen de belangrijkste feitelijke informatie die is vastgelegd.
• De gegevens worden iedere nacht ververst, zodat het beeld altijd actueel is.

Doorkijkje naar de nabije toekomst

Inmiddels is gestart om het voortgangsoverzicht verder uit te breiden met formatieve resultaten die in EduArte worden vastgelegd. Aansluitend willen we het ook mogelijk maken om de eindbeoordelingen die in de vakken van itslearning worden vastgelegd te tonen.

Heeft bovenstaande uw interesse gewekt? Wij staan klaar om ook uw project tot een succes te maken. Neem contact met ons op en laat ons samen de mogelijkheden verkennen!

Enhancing Student Success: Student Progress Overview “ Dashboard Prototype”

In today’s fast-paced educational landscape, institutions are seeking innovative solutions to support student success and empower educators with valuable insights. Addressing this need, Senz Interim is thrilled to introduce one of our current projects “Student Progress Overview” prototype—a dashboard designed to reform the educational guidance experience for students. This article delves into the features and potential benefits of the possibilities of BI as a possible solution for educational institutions.

The “Student Progress Overview” dashboard serves as a gateway to comprehensive student information. By harnessing the power of data, educators and administrators can gain valuable insights into student performance, course enrollment, attendance records, and progress on projects and assignments.

This view provides a clear understanding of individual student needs and helps tailor educational strategies accordingly. Its user-friendly design which allows educators and administrators to effortlessly navigate through the various functionalities, empowering them to access specific information with ease. The dashboard’s dynamic filtering options enable users to narrow down data based on individual students, educational periods, courses, and assignments, enabling a targeted approach to student support and tracking progress.

How can the initial stages of this Prototype evolve into a vital tool?

As the main objective is to benefit both educators and students the “Student Progress Overview” dashboard empowers educators with valuable tools to facilitate informed decision-making. By gaining access to real-time student data, instructors can identify areas where students may require additional support, track their progress on assignments, and proactively intervene when necessary. This proactive approach enables educators to maximize student success as well as allowing students to track their own progress, promoting a sense of ownership and responsibility for their educational journey.

The “Student Progress Overview” dashboard prototype marks a significant step forward in enhancing student success at the educational institution. By providing a comprehensive overview of student performance and progress, this dashboard empowers educators and administrators to make informed decisions, personalize instruction, and provide an environment conducive to student growth. Together, let’s embrace this exciting journey towards student success.
#Education #StudentSuccess #DataDrivenLearning

EduViewz is ontwikkeld om onderwijsinstellingen inzicht te geven in de data die al voorhanden is binnen onderwijsinstellingen. Door deze data overzichtelijk, visueel en interactief weer te geven, kan de opgevraagde data op een laagdrempelige manier bekeken, geïnterpreteerd en geanalyseerd worden. Doordat de data die in EduViewz staat, altijd beschikbaar blijft, kan er steeds een vergelijking gemaakt worden met historische data. Uiteindelijk is het zelfs mogelijk om op basis van de historische data voorspellingen op te stellen voor de toekomst.
EduViewz geeft data weer in verschillende dashboards. De komende tijd laten we u door middel van artikelen kennismaken met de verschillende onderdelen.
In dit artikel wordt het dashboard Huisvesting uitgelicht.

Passende huisvesting is misschien wel één van de grootste uitdaging voor onderwijsinstellingen. Dit dashboard toont gegevens over het gebruik van verschillende typen ruimtes zodat er inzicht is in de huidige stand van zaken. Ook geeft het dashboard zeker handvatten om beslissingen voor de toekomst te kunnen maken.
KPI
Door aan een dashboard Key Performance Indicatoren (KPI’s) toe te voegen, kan de eindgebruiker direct zien of de vastgestelde doelstellingen behaald zijn of dat er in het proces nog moet worden bijgestuurd. De gestelde doelen en het aantal KPI’s zijn door onderwijsinstellingen zelf te bepalen.
De KPI’s in dit dashboard tonen de bezettingsgraad en de daadwerkelijke benutting van de ruimtes.
De onderwijsinstelling kan zelf bepalen welke filters gekozen worden. Getoonde informatie is afhankelijk van de beschikbare data vanuit de onderwijsinstelling. Filters die bij dit dashboard opgenomen kunnen worden zijn, gebouwen, ruimtesoort, afzonderlijke ruimtes, faculteit of academie en opleidingen.

Bij de daadwerkelijke benutting wordt het aanwezige aantal studenten gedeeld door de ingeroosterde aantallen. Hieruit blijkt dat circa 70% van de gereserveerde plaatsten daadwerkelijk benut is. Om ruimtes in de toekomst optimaler te gebruiken zou een overboekingsfactor gebruikt kunnen worden.
Gebruik per ruimtesoort
In deze visual zijn een drietal zaken te onderscheiden: het aantal beschikbare plaatsen per dag, het aantal gereserveerde plaatsen per dag en het aantal geregistreerde plaatsten per dag. De informatie wordt getoond per ruimtesoort. Er kan gekozen worden voor één type ruimte, maar ook alle beschikbare ruimtesoorten kunnen naast elkaar getoond worden.

Gebruik per ruimtesoort per lesuur
In deze visual wordt een onderscheid gemaakt tussen het gemiddeld aantal gereserveerde plaatsen per lesuur in de betreffende periode (lichte balk) en het daadwerkelijke gebruikte plaatsen per dag (donkere balk).

Ook hier kan zowel één enkel type ruimtesoort als alle verschillende types getoond worden.

Geroosterd vs capaciteit
In deze visual worden per ruimte het aantal geroosterde plaatsen en de bezette plaatsen weergegeven. Tevens wordt de capaciteit van de ruimte getoond.

EduViewz: beschrijving dashboard “Rooster”
Leestijd: 2 minuten

EduViewz is ontwikkeld om onderwijsinstellingen inzicht te geven in de data die al voorhanden is binnen onderwijsinstellingen. Door deze data overzichtelijk, visueel en interactief weer te geven, kan de opgevraagde data op een laagdrempelige manier bekeken, geïnterpreteerd en geanalyseerd worden. Doordat de data die in EduViewz staat, altijd beschikbaar blijft, kan er steeds een vergelijking gemaakt worden met historische data. Uiteindelijk is het zelfs mogelijk om op basis van de historische data voorspellingen op te stellen voor de toekomst.

EduViewz geeft data weer in verschillende dashboards. De komende tijd laten we u door middel van artikelen kennismaken met de verschillende onderdelen.

In dit artikel wordt het dashboard Rooster uitgelicht.
Als studenten zich op hun plek voelen in een onderwijsomgeving, hebben zij een grotere kans om succesvol te studeren en het diploma te behalen. Een goed lesrooster is hierbij helpend. Het dashboard rooster voorziet de eindgebruiker van verschillende data met betrekking tot roosterwijzigingen. Roosterwijzigingen worden berekend door alle activiteiten uit uw roostersysteem te vergelijken.

KPI
Door aan een dashboard Key Performance Indicatoren (KPI’s) toe te voegen, kan de eindgebruiker direct zien of de vastgestelde doelstellingen behaald zijn of dat er in het proces nog moet worden bijgestuurd. De gestelde doelen en het aantal KPI’s zijn door onderwijsinstellingen zelf te bepalen.

In het dashboard rooster kan een onderwijsinstelling een KPI opnemen waarmee de doelstelling met betrekking tot het maximaal gewenst percentage roosterwijzigingen aangegeven wordt.

In dit overzicht ziet de eindgebruiker direct dat de doelstelling (maximaal 25% roosterwijzigingen) niet gehaald is. Ook het totaal aantal activiteiten en de roosterwijzigingen worden getoond. Bovenstaand voorbeeld bedraag het totaaloverzicht van de gehele onderwijsinstelling. KPI’s kunnen ook op faculteit, afdeling of opleidingsniveau getoond worden.

Roosterwijzigingen kunnen verschillen van aard. Zo kan een ruimte veranderen, kan de activiteit op een andere tijdstip of datum plaatsvinden, wordt de omschrijving van de activiteit aangepast of wordt de activiteit door een andere medewerker gegeven. Al deze wijzigingen zijn ook zichtbaar in het dashboard.

De eindgebruiker kan tevens een aantal algemene filters instellen zodat de gegevens tussen een start- en einddatum of per periode
opgeroepen kunnen worden.

EduViewz: beschrijving dashboard “Algemeen”
Leestijd: 3 minuten

EduViewz is ontwikkeld om onderwijsinstellingen inzicht te geven in de data die al voorhanden is binnen onderwijsinstellingen. Door deze data overzichtelijk, visueel en interactief weer te geven, kan de opgevraagde data op een laagdrempelige manier bekeken, geïnterpreteerd en geanalyseerd worden. Doordat de data die in EduViewz staat, altijd beschikbaar blijft, kan er steeds een vergelijking gemaakt worden met historische data. Uiteindelijk is het zelfs mogelijk om op basis van de historische data voorspellingen op te stellen voor de toekomst. EduViewz is beschikbaar in het Nederlands, Engels en Duits.

EduViewz geeft data weer in verschillende dashboards. De komende tijd laten we u door middel van artikelen kennismaken met de verschillende onderdelen.

In dit artikel wordt het dashboard Algemeen uitgelicht. Dit dashboard voorziet de eindgebruiker van verschillende data met betrekking tot de studentpopulatie.

KPI

Door aan een dashboard Key Performance Indicatoren (KPI’s) toe te voegen, kan de eindgebruiker direct zien of de vastgestelde doelstellingen behaald zijn of dat er in het proces nog moet worden bijgestuurd. De gestelde doelen en het aantal KPI’s zijn door onderwijsinstellingen zelf te bepalen.

In het dashboard algemeen kan een onderwijsinstelling een KPI opnemen waarmee de doelstelling met betrekking tot het behalen van de studie binnen de gestelde tijd aangeven wordt. Een voorbeeld hiervan is “Maximaal 25% van de studenten staat langer dan 4 jaar ingeschreven gerekend vanaf de eerste inschrijfdatum”.

In dit overzicht ziet de eindgebruiker direct dat het doel (maximaal 25% van de studenten staat langer dan 4 jaar ingeschreven) behaald is.

Studentpopulatie

Naast de KPI’s toont het dashboard algemeen in een aantal velden de verschillende aspecten van de studentpopulatie. Als eerste is dat het totaal aantal studenten dat ingeschreven staat. Het aantal afstudeerders wordt separaat weergegeven. Dit totaaloverzicht wordt door middel van een aantal andere visuals onderverdeeld in verdeling per studiejaar en verdeling in de fase van de studie waarin een student zich bevindt.

Daarnaast kan de eindgebruiker inzicht krijgen in het geslacht van de studenten en tot welke leeftijdsgroep ze behoren, welke vooropleiding ze hebben gevolgd en de studieduur.

Op alle afzonderlijke visuals kan doorgeklikt worden voor meer informatie. Op het  moment dat er in de grafiek “leeftijdsgroep” op de leeftijd 25-30 geklikt wordt, wordt alle getoonde informatie omgezet naar deze specifieke leeftijdsgroep.

In Nederland studeren elk jaar zo’n 600.000 HBO en WO studenten. In het MBO worden elk jaar circa 510.000 studenten opgeleid. Ook bij buitenlandse studenten is Nederland populair. In 2019 volgden circa 86.000 buitenlandse studenten in Nederland een studie. Ook de herkomst van zowel land als geografisch gebied wordt in EduViewz weergegeven. Deze visuals kunnen zowel in- als uitgezoomd worden voor een totaaloverzicht.

Algemene filters

Ten slotte kan de eindgebruiker zelf filters selecteren waarna de visuals in beeld gebracht worden. Voorbeelden van filters zijn, vrij te kiezen inschrijfdatum en een selectie van verschillende faculteiten, academies of afdelingen. De eindgebruiker kan op deze manier de informatie van de overkoepelende onderwijsinstelling in beeld brengen, maar kan de informatie ook terugbrengen naar faculteit, academie of afdelingsniveau.

 (for Dutch see below)

These weeks are all about the ‘onboarding’ of a new customer for EduViewz. How do we approach that, onboarding such a customer? A glimpse…

Before an educational institution can actually use EduViewz, some things have to be aligned. We call this alignment the ‘onboarding‘.

Processes and people

First of all, we look at the processes and users together with the customer. How are the systems, such as the timetable system and the student information system, used? How are they furnished? And what insights and steering information is desired based on the available data?

Once this is clear, the corresponding EduViewz dashboards will be activated, and we will discuss with the customer which source information is visible on the relevant dashboards. We go through wishes, such as the use of certain terminology, together with the educational institution and together we decide to what extent this will be processed in EduViewz.

Interfaces with systems

Both the technology and the functional operation of the interfaces are discussed and the expectations and commitments are recorded. Which fields do we read? And how often? Should the data be read in ‘raw’, or should EduViewz still apply changes to it?

Once that has been discussed, we set up the link so that we are able to read in data.

Access

The end users receive login details to be able to log in to EduViewz, and EduViewz receives access to source systems such as the schedule packer from the educational institution.

Project

We take on the above activities on a project basis. In this way we keep a good overview and we can make quick adjustments if necessary. But the most important thing is that we communicate with the customer on a weekly basis about the progress of both parties. This way we are not faced with any surprises and EduViewz can be used quickly.

Would you like to know more about how EduViewz can be implemented? Let us know, we’ll be happy to discuss it with you!

******************************************************************************************************************************************************************************

Deze weken staan voor EduViewz in het teken van de ‘onboarding’ van een nieuwe klant. Hoe pakken we dat aan, zo’n klant onboarden? Een inkijkje…

Voordat een onderwijsinstelling daadwerkelijk gebruik kan maken van EduViewz moeten er wat zaken worden afgestemd. Deze afstemming noemen we de ‘onboarding‘.

Processen en mensen

Allereerst kijken we samen met de klant naar de processen en de gebruikers. Hoe worden de systemen, zoals het roosterpakket en het studentvolgsysteem gebruikt? Hoe zijn ze ingericht? En welke inzichten en stuurinformatie is gewenst op basis van de beschikbare data?

Als dit duidelijk is worden de bijbehorende EduViewz-dashboards geactiveerd, en bespreken we met de klant welke broninformatie op de betreffende dashboards zichtbaar is. Wensen, zoals het gebruik van bepaalde terminologie, nemen we samen met de onderwijsinstelling door en samen beslissen we in hoeverre dit in EduViewz wordt verwerkt.

Koppeling met systemen

Zowel de techniek als de functionele werking van de koppelingen wordt besproken en de verwachtingen en toezeggingen worden vastgelegd. Welke velden lezen we in? En hoe vaak? Moet de data ‘ruw’ worden ingelezen, of dient EduViewz er nog wijzigingen op toe te passen?

Als dat besproken is richten we de koppeling in zodat we in staat zijn om data in te lezen.

Toegang

De eindgebruikers krijgen logingegevens om in te kunnen loggen in EduViewz, en EduViewz krijgt van de onderwijsinstelling toegang tot bronsystemen zoals het roosterpakker.

Project

Bovenstaande werkzaamheden pakken we projectmatig op. Op die manier houden we goed overzicht en kunnen we snel bijsturen als dat nodig is. Maar het belangrijkste is dat we wekelijks met de klant communiceren over de voortgang bij beide partijen. Zo komen we niet voor verrassingen te staan en kan EduViewz snel in gebruik worden genomen.

Meer weten over de manier waarop EduViewz geïmplementeerd kan worden? Laat het ons weten, we nemen het graag met je door!

Keeping the costs of running an educational facility as low as possible is essential for any academic institution wanting to stay within budget and maximize resources. Whether a public or private school, university, technical college, or other similar learning facilities, there are many different strategies at your disposal to help you keep your costs under control without sacrificing the quality of education. In this blog post, we will discuss some strategies for effectively managing institutional expenses and how EduViewz incorporated Business Intelligence as a potential solution.

Analyze Your Current Budget and Expenses.
The first step in controlling costs is determining what areas can be improved. For example, labor costs could be reduced through more efficient scheduling or better utilization of staff resources. You may also find that certain facilities, such as labs, halls, and classrooms, are underperforming and can be better put to use by identifying the occupation and utilization rate of those facilities as well as the value they bring or could bring to the institution. Determining these cost savings areas should then be incorporated into future budgets.

But how do you determine which areas need improvement?
This is where Business Intelligence (BI) comes into play. But what is BI? BI is a set of processes and technologies that allow collecting data from multiple sources, analyzing it, and then using the resulting insights and visualizations to make better decisions. It can help organizations identify areas where they could cut back on expenses without sacrificing the quality of their services. For educational purposes, this can include everything from staffing and student retention to managing facilities. An outcome of the usage of BI could be better facility management, which means using different facility types more effectively based on the occupation and utilization rate of a facility by a program or course.

How did EduViewz incorporate BI?
Through years of experience and knowledge of education and logistics, EduViewz turns institutional processes and performance into measurable visualization, providing valuable insights to institutions and allowing data-driven decisions to take place. In this example, EduViewz incorporates BI techniques to evaluate the financial aspects of space and facility costs.

The impact of BI on the educational sector can lead to more focus and efficient use of resources. This is displayed in the example below:

As shown, it is possible to oversee that some available facilities can be underused. This means that costs can be higher than necessary, or institutions need to catch up on logistic revenues by either owning too many rooms and facilities or not taking advantage of their full potential; hence the efficiency and value of those spaces are lost. However, this can be avoided and optimized through BI, which can constantly monitor the use of the institution’s resources for a better outcome.

Conclusion:
Business intelligence can be an incredible tool for managing educational facility expenses while simultaneously ensuring compliance with best-practice regulations across all areas of operation. Organizations can effectively reduce their operational costs by leveraging BI technology solutions without negatively impacting students’ learning experiences. If you have questions or want to know about EduViewz and its practical applications, don’t hesitate to reach out!

Mijn naam is Mathijs ter Keurs en ik volg de master Data Driven Business. Begin dit jaar ben ik in contact gekomen met Senz Interim over een afstudeeropdracht. Zij hadden een idee voor een mogelijke opdracht. Voor Senz Interim en mij bleek het een goede afstudeeropdracht en dus ben ik in februari begonnen onder begeleiding van Jeroen Overmars. De afstudeerperiode is nu alweer voorbij en naar mijn mening is het voorbij gevlogen.

Tijdens mijn periode ben ik druk bezig geweest met een uitbreiding creëren voor EduViewz. De uitbreiding zal een nieuw financieel dashboard moeten zijn. Een financieel dashboard dat gericht is op het financiële aspect van ruimtegebruik. De eerste periode van 10 weken heb ik tijd gestoken in vooronderzoek. Met vooronderzoek wordt bedoeld de voorgaande projecten en literatuur over dit onderwerp doornemen. Hieruit bleek dat er nog weinig inzicht was in het financiële aspect van ruimtegebruik. Uiteindelijk is er in de eerste 10 weken een onderzoeksvoorstel opgesteld die in de loop van april werd uitgevoerd.

In de periode vanaf april begon ik het praktijkgedeelte van mijn afstudeeropdracht, die periode duurde ook ongeveer 10 weken. Mede door een goede samenwerking met Jeroen en andere collega’s van Senz Interim heb ik alle stappen van mijn opdracht kunnen doorlopen.

De eerste stap van het onderzoek was om formules uit de literatuur te vinden die ruimtegebruik konden meten en de daarbij horende normen. Vervolgens werden die formules gebruikt op roosterdata die was verzameld, met dank aan een Hogeschool. In deze stap zijn de aspecten om ruimtegebruik te meten bij onderwijsinstellingen aangekaart.

Daarnaast is er ook nog bij een Hogeschool aan verschillende roosterprocescoördinatoren gevraagd of ze de aanwezige type ruimtes wilden waarderen, zodat er een financieel aspect aanwezig is bij ruimtegebruik. Al met al is deze informatie omgezet in een dashboard in Tableau.

De laatste stap in mijn onderzoek was dan ook het creëren van een dashboard. Het dashboard geeft inzicht in het financiële rendement van een type ruimte. Er kan bekeken worden wat de norm qua rendement is volgens de literatuur en hoe een ruimte in werkelijkheid presteert ten opzichte van de norm. Daarnaast is ook extra inzicht in de gegeven waarderingen van de roosterprocescoördinatoren en ook is er inzicht in de prestaties per type ruimte op gebied van efficiëntie.

Ik kijk terug op een fijne samenwerking en een leuke tijd bij Senz Interim met een mooi resultaat van mijn afstudeeropdracht.